Dans quel contexte avez-vous rejoint l’équipe d’experts qui a contribué à développer la plateforme ?

Sandra Moragues (S.M)

Tout est parti d’une rencontre avec Olivier Martin, le CEO de GererSaCollectivite.fr (NB : et d’ATEP Services, la société qui édite la plateforme). En échangeant sur nos activités professionnelles, j’ai appris qu’il avait pour projet de lancer une plateforme pour faciliter le fonctionnement des collectivités grâce au numérique. Etant donné le temps que nous perdons sur certaines tâches récurrentes (Décret Tertiaire, PPI, Déclaration des jours de télétravail...), ça m’a semblé opportun de creuser un peu plus les possibilités qu’offrirait une telle plateforme.

A quelles tâches faites-vous allusion ?

S.M Je pense notamment à l’obligation des collectivités (et des acteurs privés) de récupérer et de saisir les données de consommation énergétique des bâtiments tertiaires de plus de 1000 m2 dans la plateforme Operat, entérinée par le décret Tertiaire. Jusque-là, tout était fait manuellement dans un classeur Excel. Je vous laisse imaginer la complexité pour concentrer toutes les données ! Nous étions donc très intéressés par la possibilité de créer des flux automatiques de récupération et d’envoi des données dans Operat ! Nous avions également besoin de centraliser toutes les données liées à l’élaboration du Plan pluriannuel d’investissement (PPI), et de ne plus passer par des fichiers excel qui nous font perdre du temps avec des doubles saisies, et l’impossibilité de travailler à plusieurs sur un fichier ! La plateforme évite cela. Chaque donnée entrée est automatiquement reportée dans les autres documents de référence, et nous pouvons travailler sur plusieurs éléments du PPI en même temps, sans attendre que notre collègue ferme le fichier. Nous avons donc choisi d’opter pour la solution globale, ce qui est plus attractif pour nous en termes de coûts que de prendre des fonctionnalités à l’unité. Pour commencer, et afin de ne plus perdre de temps, nous déployons les fonctionnalités par palier et par ordre de priorité. Nous avons fait le choix de développer en tout premier lieu l’espace dédié aux agents communaux offrant certaines fonctionnalités RH prioritaires (la déclaration des jours de télétravail, qui est déjà lancée, et la gestion des congés et absences (en-cours de déploiement), qui seront accessibles à l’ensemble des agents).

Quels sont les atouts de GererSaCollectivite.fr selon vous ?

S.M En tant qu’expert du projet, pour chacun des services que nous avons contribués à créer, nous avons mis à plat nos process afin qu’ils s’adaptent aux modes de fonctionnement et à l’organisation interne de la collectivité. La solution s’adapte à notre fonctionnement et non pas l’inverse. C’est un vrai plus ! Un autre atout est clairement le temps de réaction de l’équipe de GererSaCollectivite.fr. Avec d’autres prestataires, ce n’est pas toujours le cas. Ça nous permet de garder une certaine dynamique de projet. C’est un flux constant qui permet de ne pas se perdre dans l’avancement des demandes notamment, jusqu’à arriver à un résultat concret dans un temps record. Le prix de la solution numérique est aussi un point positif pour nous. La plateforme est très concurrentielle par rapport aux autres logiciels métiers existants. Par ailleurs, la plateforme va permettre un vrai bond en avant concernant la digitalisation des équipes, et permettre d’harmoniser les process et les démarches pour l’ensemble des agents. Cela crée une culture managériale conforme à ce que l’on a envie de projeter comme image de la collectivité. Enfin, ce qui est également intéressant, c’est que ça donne aux agents un regard en dehors des heures de travail. Le fait de pouvoir se connecter le soir pour échanger avec son mari, sa femme à propos des jours de congés par exemple, cela renforce l’équilibre vie privée/vie personnelle, et c’est une vraie valeur ajoutée.

Comment comptez-vous accompagner le déploiement des fonctionnalités citées ?

S.M Pour l’instant, nous avons formé les responsables uniquement au module RH « Déclaration des jours de télétravail », grâce à une session animée par nous deux et un membre de l’équipe de GererSaCollectivite.fr. La prochaine étape est d’accompagner les agents pour qu’ils s’emparent de l’outil concernant la gestion des congés et absences et de leurs jours de télétravail.

Quelles sont les prochaines fonctionnalités de la plateforme que vous allez activer pour le service RH ?

S.M Après les fonctionnalités Finances (PPI/PPF) et RH déjà citées, nous allons lancer le pack documentaire, l’outil de gestion des entretiens professionnels, ce qui va vraiment simplifier les différents flux (documents à télécharger, préparation de l’entretien par l’agent, saisie, validation etc...). Et ces informations viendront incrémenter automatiquement d’autres modules de la plateforme comme celui de la gestion des demandes de formation, qui sera l’étape suivante, et le plan annuel de formation.

Dans quel contexte avez-vous rejoint l’équipe d’experts qui a contribué à développer la plateforme ?

Sandra Huet (S.H)

Au tout départ, c’est une opportunité qui s’est présentée suite à la rencontre de Sophie Matharan, la Maire de Courdimanche, avec Olivier Martin. Mme Matharan m’a parlé du projet de la plateforme GererSaCollectivite.fr, et m’a demandé de contacter Olivier Martin pour que l’on voit les possibilités de travailler ensemble sur certains projets de mandature pour la ville de Courdimanche, comme l’évaluation de la qualité de services aux citoyens, les projets participatifs et la communication entre élus. Lors du premier entretien, quand Olivier m’a expliqué le périmètre et les objectifs de GererSaCollectivite.fr, cela m’a permis d’envisager quels seraient les projets qui pourraient être intégrés au dispositif.

Pouvez-vous nous en dire plus sur les projets que vous développez avec la plateforme GererSaCollectivite.fr ?

S.H Dans le cadre du projet d’administration, que je mène depuis plus de 3 ans, il existe un volet « Accueil », avec la possibilité de pouvoir l’évaluer par les usagers, dans le but de l’améliorer. L’idée était de développer un nouvel outil. Avec l’ensemble des collaborateurs de la ville, nous avons élaboré un guide d’accueil de la relation aux usagers et je me suis dit que l’on pourrait aller plus loin dans la démarche, et proposer une plateforme numérique pour évaluer la qualité d’usage. Sur ce projet, j’ai tout de suite lancé un groupe de travail en interne dans lequel on a impliqué des administrés de la ville, comme on le fait d’habitude à Courdimanche. Avec le groupe, on s’est mis rapidement au travail, dès le mois de septembre, avec l’objectif de créer une enquête de satisfaction en ligne, comprenant un ensemble de questions. En repartant du guide, et suite à plusieurs sessions de travail, nous avons formalisé un document finalisé comprenant des questions pour évaluer notre politique. Je l’ai transmis à Olivier Martin pour qu’il puisse en faire une version numérique. Le 2ème volet qui nous intéresse c’est le lancement d’un budget participatif pour les 16-25 ans. A Courdimanche, nous avons lancé ce budget en 2019 pour l’ensemble des habitants. Là, l’idée c’est d’en dédier un à cette cible en particulier. On sait que le numérique sera un moyen plus pertinent qu’un formulaire papier pour s’adresser aux jeunes de la ville. Mme Matharan travaille également avec Olivier Martin sur l’Espace élu, un portail unique pour fluidifier le dialogue entre élus, et avec les agents. Et la Directrice de l’administration générale est également intéressée par d’autres fonctionnalités comme l’espace Agent (N.B un portail unique dédié aux agents de la collectivité).

Selon vous, quel sont les bénéfices de la solution GererSaCollectivite.fr pour mener à bien les projets cités ?

S.H Ce que j’ai trouvé intéressant dans la démarche, c’est que la société ne vient pas avec quelque chose de clé en main. Comme on a été intégré au comité d’experts, on a co-construit la liste des besoins. Habituellement, les sociétés viennent avec un produit ou des prestations finis. Là, nous avons créé ensemble les modules, au plus près de nos besoins. En tant qu’Experts, nous bénéficions aussi d’un prix attractif, ce qui est une aubaine pour nous !

Comment comptez-vous accompagner les agents qui vont travailler sur les modules de la plateforme ?

S.H Nous allons organiser une session de formation avec les agents d’accueil, en collaboration avec l’équipe de GererSaCollectivite.fr, ainsi que pour la Directrice de l’administration générale qui va chapeauter ce projet. La plateforme semble très simple et facile d’utilisation, et je pense que l’on aura aucun soucis à la mettre en place et à accompagner les agents qui l’utiliseront. La formation se fait également sur un format court, ce qui est un plus. En fait, ce qui est intéressant chez nous depuis toujours, c’est notre démarche : nous associons dès le démarrage d’un projet les administrés et/ou les agents. Ainsi, il y a une appropriation plus facile ensuite, et un sentiment d’appartenance au projet collectif ! Je crois beaucoup à cette philosophie et à cette manière de procéder. Grâce à elles, on arrive à emmener tout le monde dans la vie du projet, et les utilisateurs savent qu’il va faciliter la vie de la ville, et le bien-être au travail.

Et l’adoption de ces nouveaux services facilite-t-elle la digitalisation de vos agents ?

S.H Oui c’est vrai, parce qu’on a des agents d’accueil qui sont là depuis longtemps et qui n’ont pas tous le réflexe des mails, du site internet, des procédures écrites... Et aujourd’hui, cela va permettre de les emmener progressivement sur le numérique.

Dans quel contexte avez-vous rejoint l’équipe d’experts qui a contribué à développer la plateforme ?

Katy Fraisse (K.F)

Nous avions besoin de nouveaux outils sur la partie RH, et avions identifié le besoin de recourir à un outil centralisé. Nous avions contracté avec un éditeur de logiciel pour mettre en place un premier module de gestion des congés, et l’outil n’étant pas abouti, nous ne sommes pas parvenus à le déployer et étions en quête d’une nouvelle solution. Nous avons aussi vu dans ce projet une opportunité d’apporter une réponse plus moderne à la manière de fonctionner de la collectivité. Aujourd’hui, en ressources humaines, nous travaillons encore beaucoup avec des outils papier... C’est aussi pour nous l’occasion d’encourager les agents à utiliser les outils numériques. Certains agents de terrain n’utilisent pas l’outil numérique dans leur métier et n’ont pas de terminal ni d’adresse mail. Ils peuvent, pour certains, être éloignés de la pratique de l’outil numérique en général. Avec la mise en place de services numériques, nous souhaitons les accompagner à s’emparer de l’outil numérique, et gagner en autonomie sur le numérique en général. Là, il s’agit d’un contexte professionnel, mais par ricochet, les bénéfices de cette familiarisation au numérique impacteront également la sphère privée des agents, dans leurs démarches administratives par exemple.

Comment envisagez-vous l’accueil de la solution par les agents de votre collectivité

K.F Nous avons déjà organisé une formation pour les chefs de services, animée par deux personnes de l’équipe de GererSaCollectivite.fr qui s’est très bien passée ! Et puis, quand nous avions acheté le module gestion des congés précédent, nous avions déjà communiqué auprès des agents sur la mise en place d’une nouvelle plateforme qui leur permettrait de saisir leurs demandes d’absence et de consulter leur solde de congés. Ils étaient enthousiastes à l’idée d’utiliser cette solution, même les agents moins familiarisés au numérique ! Donc je pense qu’il y aura une bonne réceptivité quand cela va être déployé. L’enjeu va surtout être d’accompagner les agents qui n’utilisent pas du tout d’outils numériques. Nous avons déjà avancé sur ce point aujourd’hui, avec la mise en place d’une tablette au sein des services techniques, qui n’est pas nominative mais partagée pour la saisie de certaines données, ce qui contribue à les familiariser avec ce type de terminaux. D’ailleurs, la possibilité d’avoir une version « application » de la solution va être un vrai plus pour les agents de terrain notamment ! Ils pourront la télécharger sur leur téléphone pour gagner de l’autonomie dans leurs démarches.

Vous venez de déployer la fonctionnalité « Déclaration de jours de télétravail » au sein de votre service RH, qui est accessible via l’espace agent. Qu’est-ce que vos équipes et vous vont y gagner ?

K.F Nous gagnons principalement en efficacité ! Parce que sans cet outil, il aurait fallu passer par un formulaire papier sur Excel, à renvoyer une fois par mois par les agents, avec plusieurs étapes de traitement. Avec l’automatisation des actions, cela va nous faire gagner du temps, et aussi responsabiliser les agents. D’un point de vue réglementaire, nous devions aussi mettre en place un outil de contrôle, et la fonction « déclaration » disponible sur la plateforme permet de répondre à cette obligation.

Quelles sont les prochaines fonctionnalités de la plateforme que vous allez activer pour le service RH ?

K.F En priorité la fonctionnalité de gestion des absences. De la même manière, l’objectif est de faciliter la gestion pour le service RH et pour les responsables de services qui n’ont pas de vision planning globale des congés de leur équipe, sauf s’ils tiennent leur propre planning. Cet outil est donc un outil managérial qui permet une vision complète du planning des équipes. En termes de flux de traitement également, on va s’affranchir du papier, des signatures, et alléger les sollicitations auprès du service RH, tout en responsabilisant les agents également. A terme, une fois que ce module sera lancé, l’objectif pour nous est d’avoir un outil central qui nous permet de mettre à disposition également des informations auprès de tous les agents. Aujourd’hui, nous enregistrons sur le serveur les informations et formulaires à télécharger, mais tout le monde n’y a pas accès ou tout le monde n’a pas connaissance de cet espace de stockage. L’idée est d’avoir un portail unique accessible via une connexion internet, où les agents pourront retrouver également les éléments cadres. C’est souvent une demande des agents. D’ailleurs, nous allons avoir dans cet espace une FAQ disponible